Minuta Bot v3.0: de una reunión a compromisos trazables
Un flujo asistido por inteligencia artificial que convierte texto o transcripciones en un acta estructurada, identifica decisiones y compromisos, y canaliza los riesgos al Risk Register para validación del Project Manager antes de su clasificación y seguimiento formal.
La reunión termina, pero el seguimiento apenas comienza.
Cuando la minuta depende de transcripción manual, los acuerdos pueden llegar tarde, perder responsables o mezclarse con información que no requiere acción.
Las conclusiones quedan repartidas entre notas, correos y mensajes sin una fuente única.
Una acción sin responsable, fecha o estado difícilmente puede gestionarse hasta el cierre.
Una advertencia mencionada en reunión puede quedar oculta dentro de una narración extensa.
De la conversación al control documental.
La automatización organiza el trabajo administrativo; el responsable del proyecto conserva la decisión y la aprobación final.
Recibir la información
Texto, notas o transcripción generada desde una reunión en Meet o Teams.
Identificar elementos
La IA separa acuerdos, compromisos, información relevante y riesgos potenciales.
Estructurar la minuta
Se prepara un acta formal y una lectura ejecutiva para revisión del responsable.
Mantener trazabilidad
Los compromisos validados pasan al registro de control; los riesgos siguen una ruta separada de validación.
Información lista para gestionar, no solo para archivar.
El alcance se configura según el proceso y las herramientas que ya utiliza cada equipo.
Acta estructurada
Objetivo, participantes, temas tratados, acuerdos y próximos pasos en un formato consistente.
Brief de decisiones
Resumen ejecutivo para localizar rápidamente resoluciones, bloqueos y asuntos que requieren atención.
Matriz de compromisos
Acción, responsable, fecha objetivo y estado, sujetos a validación antes de incorporarse al control.
Gestión de riesgos detectados
Registro preliminar en Risk Register y correo al PM. Si el riesgo es procedente, el PM autoriza su clasificación y seguimiento formal.
Documento editable
Salida preparada para Word o PDF conforme a la plantilla y gobernanza documental del proyecto.
Registro histórico
Seguimiento en Notion u otra herramienta acordada, conservando responsables, fechas y cambios.
El resultado se mide durante el piloto.
Esta página no atribuye ahorros ni porcentajes no confirmados. El piloto establece una línea base y compara indicadores verificables.
Tiempo desde el cierre de la reunión hasta la minuta revisada.
Porcentaje de compromisos con responsable y fecha objetivo.
Acciones registradas y vinculadas con su reunión de origen.
Compromisos actualizados o cerrados dentro del periodo acordado.
Correcciones requeridas antes de aprobar y distribuir el documento.
IA asistida, validación humana y confidencialidad.
Human-in-the-Loop
La IA identifica el riesgo y activa el registro preliminar y la notificación. El Project Manager decide si es procedente; ningún riesgo pasa al registro y clasificación formal sin su validación.
Protección de información
La demostración puede realizarse con datos anonimizados. Para documentos sensibles se puede acordar un NDA antes de iniciar la revisión.